n°1179 avril 2006
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Pratique Informatique Prenez le pouls de votre officine

Nombreux sont les logiciels qui bénéficient de statistiques pratiques pour suivre l’activité de la pharmacie. Détail sur les données disponibles et les possibilités d’analyse.
Sortir des graphiques et disposer de tableaux de bord permettant de suivre l’activité et l’évolution des résultats de l’officine : un gadget, une complication inutile pour les pharmaciens ? Plutôt un « plus » pour qui veut gérer son entreprise avec efficacité et précision. Les sociétés informatiques sont aujourd’hui nombreuses à proposer à leurs clients des logiciels de gestion de requêtes permettant de suivre un certain nombre de paramètres témoignant de l’état de santé financier de l’officine. Grâce à eux, les pharmaciens peuvent effectuer un suivi en temps réel (sans avoir à attendre le compte de résultat annuel, ce qui permet d’adapter une stratégie à la réalité du terrain) et gagner en rentabilité et en temps. A condition toutefois que ces outils soient faciles et souples à utiliser, les rapports rapidement accessibles et les informations générées pertinentes.

Suivi des ventes


Résultats de l’officine, analyse des ventes, analyse des stocks et achats, performance des vendeurs, analyse de la clientèle, analyse des prescripteurs... les logiciels informatiques proposent un ensemble de tableaux de bord permettant d’explorer et d’analyser de manière détaillée l’activité officinale, à un rythme mensuel ou par exercice. Le pharmacien peut ainsi obtenir un éventail très complet de données utiles, à commencer, pour l’aspect strictement financier, par le chiffre d’affaires (TTC et HT), la TVA, la marge, mais aussi les remises, les parts primaires et complémentaires, la part des clients ainsi que la ventilation des types de paiements en caisse et leur montant, le détail des encours (indications financières de ventilation fiscale proposées notamment sur Winpresto d’Isipharm). Le pharmacien peut d’autre part consulter, toujours concernant les résultats de l’officine : son CA et sa marge par type de transaction, par taux de TVA, par taux de marque, par produits, laboratoires, gammes, génériques (avec Stat Report et Data Report, deux logiciels sous Windows proposés, pour le premier, sur Alliance-Plus d’Alliadis, pour le second, sur Premium de Data Conseil) ou encore son CA en fonction du type de vente, TVA, catégories, rayons et familles, laboratoires fournisseurs, répartition en pourcentage, paniers moyens correspondants, évolutions (Winpresto). Autres données intéressantes à étudier : celles qui permettent le suivi des ventes, par rayon ou par profil de produits (avec, entre autres, Periphar- Manager, un logiciel sous Excel de tableaux croisés dynamiques). A partir de la consultation des statistiques de ventes de produits par marque, il est en outre possible, avec certains logiciels, de faire apparaître, pour chaque marque, les quantités facturées, le CA TTC remisé, le CA brut (TTC et HT), le prix d’achat moyen pondéré, la marge brute et la marge nette. Et d’aller encore plus loin dans la lecture détaillée, en demandant l’analyse pour un produit en particulier. Le pharmacien peut en outre utiliser une multitude de critères pour affiner ses résultats : période de référence, classification, famille de produit, opérateur, poste informatique, potentiel et suivi des campagnes, etc. (sur LGPI et CIP Global Services de Pharmagest).

Stock / achats

L’analyse du stock est un autre module traité par les logiciels de requête. Quelles statistiques peut en tirer le pharmacien ? Le suivi du CA réalisé par laboratoire fournisseur, la marge commerciale dégagée, la valeur du stock, le montant des achats et les remises accordées. Les données obtenues permettent, dans certains cas, d’établir des comparatifs entre laboratoires ou gammes de produits, de visionner des graphiques matérialisant d’un coup d’oeil les évolutions du CA, de la marge réelle, du montant des achats, et surtout de l’immobilisation financière (Winpresto Expert propose un tri des données par trimestre avec une totalisation annuelle et un historique de 6 ans). Il est ainsi possible d’avoir une maîtrise aisée de son stock et de son suivi, en valeur et en temps d’écoulement, en mettant en parallèle le suivi des ventes par laboratoire et par gamme de produits.
Pour manager et motiver son l’équipe, suivre ses relations avec les prescripteurs et partenaires, les tableaux de bord consacrés à la performance des vendeurs, l’analyse de la clientèle et des prescripteurs peuvent être très utiles. Plus précisément, le pharmacien peut avoir à sa disposition des statistiques par vendeur, ventilées par catégories de produits, par familles de produits, par rayons, par TVA ou encore le nombre de clients, le nombre et le type d’opérations effectuées, le CA des médecins et de leur spécialité. Certains fabricants offrent
au pharmacien la possibilité
de statistiques illimitées.
D’autres statistiques peuvent être générées, comme les chiffres réalisés par caisse de remboursement, des comparatifs de CA ou les évolutions de marges en fonction des périodes, par exemple (avec Winpresto, qui donne aussi la possibilité au titulaire de télétransmettre les données demandées par les différents organismes de traitement comme Pharmastat-Offistock, IFMO, etc). Pour mesurer la fréquentation des clients ventilée par tranches horaires, il peut, d’autre part, être proposé au pharmacien des indicateurs liés au type de vente effectuée. Cela lui permet d’adapter précisément la présence de son personnel, dans un objectif de rentabilité de l’organisation. Quant aux officinaux qui souhaitent travailler leur merchandising, ils peuvent, grâce à certains outils, comparer leurs prix avec leurs confrères (via l’accès au site ASP-STAT pour les utilisateurs de Periphar-Manager). Plus largement, certains fabricants offrent au pharmacien la possibilité de statistiques illimitées (Winpharma d’Everys). Ainsi, outre les éléments statistiques les plus courants, l’utilisateur peut générer les éléments qu’il souhaite suivre statistiquement en extrayant des informations très précises, adaptées aux particularités de son officine.

A la portée de tous ?

Si, sur le papier, les informations proposées semblent pertinentes pour l’officine, l’exploitation des données est-elle facile à réaliser ? Car, bien évidemment, les pharmaciens attendent de leur utilitaire de statistique qu’il soit aisément manipulable, voire intuitif, sans besoin d’effectuer des calculs scientifiques ou des opérations complexes. En termes de souplesse, de facilité, de rapidité d’exécution, quels sont les atouts des outils du marché ? Une aide personnalisée est-elle proposée aux pharmaciens par les fabricants ? Dans les logiciels LGPI et CIP Global Services, l’interface d’utilisation permet, sans formation préalable, d’apprécier rapidement la santé financière de l’officine. Souples d’utilisation, les statistiques sont paramétrables et personnalisables selon les besoins d’analyses de chacun. L’accès à l’ensemble des rapports se fait en quelques secondes, sans processus de calculs longs et fastidieux. Les tableaux et graphiques – histogrammes, courbes d’évolution, camembert, etc. – sont en couleur et faciles à lire. Chaque rapport peut être extrait dans différents formats de fichiers standard, visualisé à l’écran puis édité sur une des imprimantes de l’officine ou bien encore archivé sur le disque dur du poste informatique. Des formations gratuites en agence sont toutefois proposées, afin de permettre au pharmacien d’asseoir son degré de maîtrise de l’outil et d’affiner ses analyses à la mesure de ses attentes.
D’autre part, c’est dans un esprit « ready to use » qu’ont été conçus Stat Report et Data Report. Ce qui signifie que la prise en main de ces deux logiciels sous Windows directement reliés aux bases de données d’Alliance-Plus et de Premium est quasi-instantanée. Concrètement, le pharmacien a à sa disposition une bibliothèque de tableaux de bord (résultats de l’officine, analyse des ventes, analyse des stocks et achats, etc.). A partir d’une arborescence simple, il clique sur le rapport qu’il souhaite consulter et accède à un rapport comportant tableaux et graphes déjà mis en page. Dans Winpresto, les statistiques (issues directement des fonctionnalités du logiciel) sont exportables automatiquement dans un tableur pour réaliser des tris dans les informations et la visualisation en format graphique (modules Experts qui compilent les données). Plus précisément, par un transfert automatisé, le logiciel permet l’envoi des différents éléments chiffrés dans le tableur Expert 1 qui crée, pour le pharmacien, des tableaux récapitulatifs d’analyses détaillées sur le CA (en fonction du type de vente, TVA, catégories, rayons et familles, laboratoires fournisseurs, répartition en pourcentage, paniers moyens correspondant, évolutions). Les données du stock sont transférées, quant à elles, automatiquement de Winpresto au tableur Expert 2 pour une analyse très « visuelle » de la rentabilité, de l’immobilisation financière, des coûts de stockage, évolution des ventes, des marges, comparatifs. A savoir : dans le cadre des formations à la gestion des stocks sous Winpresto, les formateurs mettent en place des tableaux de bord personnalisés avec le pharmacien, pour un suivi sur mesure. En parallèle, il est proposé des modules de formation à l’utilisation des modules Experts. Pratique et rapide, le tableau de bord généré par Caduciel permet quant à lui de visualiser graphiquement, en un instant, l’évolution de l’activité d’un mois ou d’une année à l’autre en consultant le CA, les marges et le nombre de nouveaux clients (plus de mille critères de recherche rendent possible la sortie d’une multitude d’états statistiques imprimables ou exportables automatiquement sous Excel). Et Periphar-Manager – logiciel sous Excel de tableaux croisés dynamiques – a l’avantage de pouvoir facilement adapter ses tableaux aux contraintes de chaque pharmacie. Une formation préalable à Excel peut néanmoins être utile pour les pharmaciens qui veulent monter leurs propres tableaux. S’il est important, pour une gestion précise, de suivre les données sensibles de l’officine, l’utilisation des utilitaires informatiques a pour inconvénient d’avaler du temps, entre la compréhension, l’accès aux données et leur lecture. Les demandes des titulaires vont donc vers un emploi encore plus clair et simplifié de ces outils. Consultation rapide, sans manipulation et d’un seul coup d’oeil sont les maîtres-mots.

Claire Grevot
Photo Miguel Medina

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« Ne pas éclipser le côté humain »
Les pharmaciens sont-ils convaincus de l’intérêt des utilitaires de statistiques ? Font-ils désormais partie de leur quotidien dans la gestion de leur officine ? Leurs avis sur la question.


Xavier Pasquier, pharmacien dans l’Ain
« J’utilise les logiciels de statistiques de temps en temps, pour des calculs de marges par exemple. Cela me permet d’aller plus vite. Cependant, si ces outils apportent des précisions, ils font aussi des erreurs. D’autre part, ils ne tiennent pas compte de certains paramètres, comme l’évolution socio-culturelle de la clientèle par exemple (qu’il est difficile de chiffrer précisément) ou encore de telle ou telle réglementation existante. Ce qui signifie qu’une fois les résultats obtenus, il faut corriger, réinterpréter les données. Par ailleurs, dans un objectif de rentabilité, certains indicateurs nous sont proposés : fréquentation des clients par tranches horaires pour permettre d’adapter précisément la présence du personnel, statistiques par vendeurs afin d’évaluer leur performance (telles ventes, de telle heure à telle heure, etc.). Je sais que certaines officines appliquent ces rapports à la lettre. Pour moi, ce type de management éclipse le côté humain. Je pense qu’il faut garder un juste milieu entre l’utilisation des outils informatiques de statistiques et leur intervention dans la gestion de l’officine ».

Rémi David, pharmacien en Dordogne
« Mises à part les opérations « caisses », je ne fais pas de suivi informatique au jour le jour mais mensuellement, pour faire des comparaison par rapport à l’année précédente, en termes de CA, de fréquentation notamment. Par ailleurs, je suis mes ventes, globalement, par secteur (homéopathie, diététique, vétérinaire, etc.) mais je ne ressens pas le besoin de faire des analyses plus fines. Si je voulais utiliser l’ensemble des possibilités des outils, il faudrait que j’y passe plus de temps et ce temps, je préfère le consacrer au comptoir et à l’accueil de mes clients. C’est pour moi le plus important. Je laisse à PharmaStat le soin de me fournir les informations qui m’intéressent : marges, évolution des ordonnances, répartition par famille, etc. Mais aussi chiffres comparatifs au niveau du département, de la France, qui me permettent de me situer ».

Pharmacie Ramon-Boyer, Bouches-du-Rhône
« Nous utilisons beaucoup les outils statistiques de notre logiciel. Nous faisons un bilan à la fin de chaque mois, ce qui nous permet de suivre précisément l’activité de l’officine. Cela permet de nous situer par rapport au mois précédent, à l’année précédente. En dehors du chiffre d’affaires de l’officine, nous suivons, entre autres, les ventes par produit (ce qui nous permet par exemple d’établir une précommande avant la visite du représentant), la substitution par générique (la sortie des taux de génériques par vendeur nous permet de motiver l’équipe par rapport à la substitution), les performances des vendeurs (une simple observation, la quantité ne devant pas primer sur la qualité de la vente). Le programme de statistiques du logiciel est simple, rapide, souple, bien adapté. Mais il faut tout de même un peu de temps pour préparer les données et les éditer. Ce que nous ne faisons pas en revanche : la sortie de graphiques. Il faut plus de temps et c’est un peu plus compliqué. Une formation serait nécessaire ».