n°1229
Avril 2011
Pratique
INFORMATIQUE
L’art de changer de SSII
Que faire pour bien préparer, bien négocier et bien gérer son changement de logiciel ou de prestataire… et éviter les arnaques ? Gros plan sur la marche à suivre.
En plus du banquier et du grossiste, le prestataire informatique fait partie des trois partenaires essentiels du pharmacien. D’où l’importance d’être en phase avec son logiciel métier. Or nombreux sont les pharmaciens déçus par des solutions imposées, des fonctionnalités jamais développées, des délais non respectés, une écoute insuffisante ou un manque de réactivité de leur prestataire. Pour autant, liés par des contrats, ils hésitent à en changer, afin de ne pas perturber les habitudes de l’équipe… ou pour des raisons financières. « Cela n’est pas simple, car la plupart du temps, les pharmaciens ont des emprunts sur leur informatique qu’ils vont devoir payer jusqu’au bout », souligne Albin Dumas, animateur du premier groupe informatique mis en place à la FSPF. Sans compter les nécessaires formations pour toute l’équipe. Du fait de leur méconnaissance informatique, nombreux baissent donc les bras… mais pas tous. Ceux qui franchissent le pas le justifient en général par une maintenance défaillante ou trop coûteuse, des coûts d’acquisition excessifs, une dimension commerciale exacerbée. En dehors des différences de prix, il y a aussi les impératifs techniques. Jean-Loïc Guihot, titulaire dans les Côtes-d’Armor, a changé de prestataire il y a un an et demi : « Suite à un crash du disque dur, nous nous sommes aperçus que les sauvegardes faites tous les soirs n’étaient pas utilisables. » Les modalités d’équipement peuvent également poser problème : «Les devis proposés par mon fournisseur de l’époque [Pharmagest, NDLR] ne comportaient que de la location sans possibilité d’achat. Je me suis tourné vers Winpharma qui proposait une offre plus intéressante, avec un coût de maintenance inférieur. Nous avons bénéficié d’une démonstration approfondie du système avec visualisation du fonctionnement au comptoir.»
Surprises
Une fois la décision prise, plusieurs précautions s’imposent. « Il faut d’abord bien distinguer logiciel et matériel dans les devis et éventuellement faire établir des devis chez d’autres fabricants. Ensuite, se faire préciser par écrit les références et caractéristiques des périphériques pour savoir s’il s’agit de matériel standard ou modifié à la demande de la SSII pour devenir spécifique à son logiciel. Pour le logiciel, demander à l’essayer avec un récapitulatif de toutes ses fonctionnalités. Demander la liste des modules optionnels et leur coût, le prix du logiciel de base et celui de la licence. Demander les conditions générales de vente ainsi qu’un contrat de maintenance et d’intervention pour chaque partie confiée à la SSII et, d’autre part, des références pour contacter les pharmaciens utilisateurs. Surtout, ne rien signer sur un coup de tête et ne souscrire de contrat que pour une durée d’un an », récapitule Albin Dumas, qui insiste sur la nécessité de ne pas avoir d’emprunt en cours sur son informatique au moment du changement « pour ne pas avoir deux logiciels à payer à la fois ». Se pose aussi le problème de la reprise des fichiers : « Changer de serveur implique une mise à jour des factures, des historiques et des divers paramétrages, qui peuvent être longs et fastidieux… D’où l’importance d’établir un cahier des charges avec la SSII reprenante pour mettre à plat la question du prix, des délais et dresser la liste de tout ce qui est repris. » Autre paramètre : les performances d’intervention (service après-vente, hotline, maintenance…) de la SSII choisie. Ultime conseil, et non des moindres : « Surtout, conserver une machine qui tourne avec votre ancien système ! » De son côté, Pascal Chassin, président de l’Aplus (Action pharmaceutique libérale d’union syndicale), conseille d’opter pour un logiciel qui aujourd’hui soit « tendance » (certifié DP, intégrant les évolutions métier…), regrettant qu’il n’existe pas encore de charte du « pharmacien HPST » sur laquelle les SSII pourraient se caler.
Déjouer les pièges
« Attention aux fausses allégations des prestataires, qui soi-disant reprennent crédits, mutuelles…, met en garde Albin Dumas. Même en restant dans la même SSII et en changeant de logiciel en connaissance de cause, le pharmacien n’est pas toujours à l’abri de surprises : d’un logiciel à l’autre, la reprise des anciennes données n’est pas toujours correcte, loin de là ! »« Surtout, conservez une machine qui tourne avec votre ancien système. » Gare aussi aux clauses du contrat : « Le préavis de trois mois ne suffit pas, c’est la date anniversaire qui compte. Résultat, je paie encore aujourd’hui », prévient Philippe Bourgade, titulaire à Sancoins (Cher) qui en a fait les frais lorsqu’il a troqué son logiciel pour LGPI en novembre dernier, attiré par « l’avantage supposé d’une grosse structure qui ne change pas tous les quatre matins ». Afin d’aider les pharmaciens à s’y retrouver, la Fédération a mis en place le groupe Coordination et organisation des systèmes d’information (Cosi, voir encadré p. 48). Objectif : « Dresser un état des lieux du parc informatique et s’attaquer à une organisation concertée de l’informatique officinale pour pouvoir facilement changer de fournisseur informatique, résume Philippe Besset, président de la commission Économie. Il faut pouvoir rester maître de son historique de vente et de ses historiques médicaux, qui doivent être transposables d’un logiciel à l’autre. » Prévenir, c’est guérir.
Fanny Rey
Vers plus de transparence
Afin d’assainir les relations de leurs confrères avec les SSII et leur permettre de reprendre la main sur leur outil de travail, deux initiatives ont vu le jour. En 1999, le Collectif national des utilisateurs d’informatique médicale était créé (Conuim) afin de « défendre le pharmacien en lui donnant la possibilité de discuter avec les SSII à propos des devis, du matériel et des caractéristiques techniques », rappelle Guy Pillot, ex-président du Conuim. Dans le même esprit, la Fédération a mis en place il y a deux ans une commission consultative informelle sur l’informatique officinale. En janvier dernier, un groupe de travail interne à la FSPF a repris le flambeau, avec des pharmaciens utilisateurs des principaux logiciels métier. Sur fond de dialogue avec les SSII, il s’agit de mieux garantir les intérêts de l’officine face aux évolutions techniques et de favoriser un dialogue équilibré avec les fournisseurs, qu’il s’agisse d’équipement ou d’échanges informatisés. « Rien de conflictuel ! », insiste Philippe Besset.
D.R.
Cinq étapes pour une transition réussie
- Faire une étude comparative des offres et prendre rendez-vous si nécessaire : privilégier les éditeurs possédant une bonne implantation locale.
- Le cas échéant, bien cadrer son emprunt bancaire.
- Fixer une date d’installation en bonne et due forme.
- Vérifier que les transferts de fichiers sont possibles de manière sécurisée.
- Établir un planning d’installation et de formation.
Surprises
Une fois la décision prise, plusieurs précautions s’imposent. « Il faut d’abord bien distinguer logiciel et matériel dans les devis et éventuellement faire établir des devis chez d’autres fabricants. Ensuite, se faire préciser par écrit les références et caractéristiques des périphériques pour savoir s’il s’agit de matériel standard ou modifié à la demande de la SSII pour devenir spécifique à son logiciel. Pour le logiciel, demander à l’essayer avec un récapitulatif de toutes ses fonctionnalités. Demander la liste des modules optionnels et leur coût, le prix du logiciel de base et celui de la licence. Demander les conditions générales de vente ainsi qu’un contrat de maintenance et d’intervention pour chaque partie confiée à la SSII et, d’autre part, des références pour contacter les pharmaciens utilisateurs. Surtout, ne rien signer sur un coup de tête et ne souscrire de contrat que pour une durée d’un an », récapitule Albin Dumas, qui insiste sur la nécessité de ne pas avoir d’emprunt en cours sur son informatique au moment du changement « pour ne pas avoir deux logiciels à payer à la fois ». Se pose aussi le problème de la reprise des fichiers : « Changer de serveur implique une mise à jour des factures, des historiques et des divers paramétrages, qui peuvent être longs et fastidieux… D’où l’importance d’établir un cahier des charges avec la SSII reprenante pour mettre à plat la question du prix, des délais et dresser la liste de tout ce qui est repris. » Autre paramètre : les performances d’intervention (service après-vente, hotline, maintenance…) de la SSII choisie. Ultime conseil, et non des moindres : « Surtout, conserver une machine qui tourne avec votre ancien système ! » De son côté, Pascal Chassin, président de l’Aplus (Action pharmaceutique libérale d’union syndicale), conseille d’opter pour un logiciel qui aujourd’hui soit « tendance » (certifié DP, intégrant les évolutions métier…), regrettant qu’il n’existe pas encore de charte du « pharmacien HPST » sur laquelle les SSII pourraient se caler.
Déjouer les pièges
« Attention aux fausses allégations des prestataires, qui soi-disant reprennent crédits, mutuelles…, met en garde Albin Dumas. Même en restant dans la même SSII et en changeant de logiciel en connaissance de cause, le pharmacien n’est pas toujours à l’abri de surprises : d’un logiciel à l’autre, la reprise des anciennes données n’est pas toujours correcte, loin de là ! »« Surtout, conservez une machine qui tourne avec votre ancien système. » Gare aussi aux clauses du contrat : « Le préavis de trois mois ne suffit pas, c’est la date anniversaire qui compte. Résultat, je paie encore aujourd’hui », prévient Philippe Bourgade, titulaire à Sancoins (Cher) qui en a fait les frais lorsqu’il a troqué son logiciel pour LGPI en novembre dernier, attiré par « l’avantage supposé d’une grosse structure qui ne change pas tous les quatre matins ». Afin d’aider les pharmaciens à s’y retrouver, la Fédération a mis en place le groupe Coordination et organisation des systèmes d’information (Cosi, voir encadré p. 48). Objectif : « Dresser un état des lieux du parc informatique et s’attaquer à une organisation concertée de l’informatique officinale pour pouvoir facilement changer de fournisseur informatique, résume Philippe Besset, président de la commission Économie. Il faut pouvoir rester maître de son historique de vente et de ses historiques médicaux, qui doivent être transposables d’un logiciel à l’autre. » Prévenir, c’est guérir.
Fanny Rey
Vers plus de transparence
Afin d’assainir les relations de leurs confrères avec les SSII et leur permettre de reprendre la main sur leur outil de travail, deux initiatives ont vu le jour. En 1999, le Collectif national des utilisateurs d’informatique médicale était créé (Conuim) afin de « défendre le pharmacien en lui donnant la possibilité de discuter avec les SSII à propos des devis, du matériel et des caractéristiques techniques », rappelle Guy Pillot, ex-président du Conuim. Dans le même esprit, la Fédération a mis en place il y a deux ans une commission consultative informelle sur l’informatique officinale. En janvier dernier, un groupe de travail interne à la FSPF a repris le flambeau, avec des pharmaciens utilisateurs des principaux logiciels métier. Sur fond de dialogue avec les SSII, il s’agit de mieux garantir les intérêts de l’officine face aux évolutions techniques et de favoriser un dialogue équilibré avec les fournisseurs, qu’il s’agisse d’équipement ou d’échanges informatisés. « Rien de conflictuel ! », insiste Philippe Besset.
D.R.
Cinq étapes pour une transition réussie
- Faire une étude comparative des offres et prendre rendez-vous si nécessaire : privilégier les éditeurs possédant une bonne implantation locale.
- Le cas échéant, bien cadrer son emprunt bancaire.
- Fixer une date d’installation en bonne et due forme.
- Vérifier que les transferts de fichiers sont possibles de manière sécurisée.
- Établir un planning d’installation et de formation.
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