n°1210 mai 2009

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Pratique Informatique L’informatique, c’est pas automatique !

Vous venez d’acquérir une officine. Quelles sont les recommandations à suivre vis-à-vis de l’équipement informatique ? Sur quels points devez-vous être particulièrement vigilant ?

A l’officine, l’informatique est un élément-clé qui accompagne la pratique quotidienne à chacun de vos pas. En cas de nouvelle installation, c’est un point qui ne doit en aucun cas être négligé.

> Revoir les contrats
Quand vous rachetez une officine, vous reprenez tous les contrats en cours liés au système informatique : abonnements, maintenance, financiers (contrat de location pour le matériel...), etc. En conséquence, si vous avez décidé de changer d’équipement informatique, vous continuerez à payer un matériel que vous n’aurez plus. Que faire alors pour éviter d’honorer des contrats que vous n’avez pas contractés ? «Négocier avec votre prédécesseur afin qu’il reprenne personnellement tous les contrats, jusqu’à l’échéance, ou qu’il les solde au moment de la vente. Le pharmacien qui rachète l’officine peut ensuite repartir sur d’autres systèmes de financement comme par exemple un crédit auprès de son établissement financier pour l’achat de matériel », conseille Loïc Bergeon, pharmacien à Nantes.On peut aussi choisir la location évolutive, avec pour avantage une mise à jour permanente du parc informatique c’est-à-dire la possibilité de remplacer le matériel loué au bout de quelques mois. En revanche, si vous reprenez les contrats de votre prédécesseur, pensez à vérifier les délais et la forme du préavis pour éviter leur renouvellement automatique.

> Changer ou ne pas changer ?
Reprendre une officine, c’est aussi reprendre le personnel. Ce qui veut dire, comme le rapporte Albin Dumas, titulaire en Ardèche récemment nommé à la tête d’une commission Informatique mandatée par la FSPF, « qu’en changeant l’informatique, le pharmacien risque de perturber les habitudes de l’équipe.
Lorsqu’on débute, le principal est d’être à l’aise avec l’outil informatique.  La reprise d’une officine – qui exige de revoir de nombreux points – n’est pas la meilleure période pour le faire ! ». Vous pouvez cependant tout à fait imposer une évolution dans votre nouvelle pharmacie. Si vous décidez de changer d’outil, avant de vous lancer, soyez attentif à l’ergonomie du logiciel – qu’il soit exploité sous Linux ou sous Windows – qui doit être agréable et rapide. Autre paramètre non négligeable : les performances d’intervention (service après-vente, hot-line pour l’assistance, la maintenance, etc.) de votre future SSII. « Lorsqu’on débute, le principal est d’être à l’aise avec l’outil informatique, qui doit être à la fois efficace et performant, fiable et simple, en apportant tout ce qui est nécessaire rapidement », insiste Loïc Bergeon. Par ailleurs, il est rare qu’un changement d’informatique s’effectue sans difficulté et de manière totalement transparente. « Il faut s’assurer, auprès du nouveau prestataire, de la bonne reprise des données lors de la bascule d’un logiciel à l’autre. Attention aux anomalies qui peuvent apparaître dans la base de données clients ! », prévient Albin Dumas. Et, comme l’ajoute Loïc Bergeon, « il faut avoir également en tête que le titulaire comme le personnel devront s’adapter au nouvel outil, se former, effectuer les paramétrages indispensables, qui peuvent être longs et fastidieux... ». L’informatique, c’est bien connu exige du temps et de l’investissement !

Claire Grevot
Photo Miguel Medina

Équipement préconisé et budget
Le matériel informatique doit compter, au minimum :
■ un poste par comptoir (avec une bonne ergonomie : prévoir un recul derrière le comptoir d’environ 1,50 m) ;
■ un poste consacré à la réception des commandes et au déballage ;
■ un serveur à l’arrière ;
■ des écrans plats (lorsqu’on consulte l’ordinateur, le regard doit se trouver au même niveau que celui des clients) ;
■ une imprimante par poste bien accessible ;
■ des imprimantes tickets de caisse ;
■ un scanner ;
■ un lecteur de code-barre 2D ;
■ un lecteur de carte Sesam-Vitale.
Budget d’équipement à consacrer : entre 60 000 et 80 000 euros pour une configuration de base. Sans compter les paiements des licences et abonnements divers (Microsoft Windows, antivirus, abonnement Internet, banque de données, etc.).