n°1208
mars 2009
Pratique
Législation
Les documents obligatoires à l’officine [1/2]
En tant que professionnel de santé ET chef d’entreprise, le pharmacien est obligé de conserver et d’afficher au sein de son officine pléthore de documents à destination du personnel, de la clientèle ou de la patientèle. Revue de détails.
Cet article répertorie les documents qui doivent être présents dans toutes les entreprises au regard du Code du travail. Nous traiterons dans notre prochain numéro des obligations spécifiques à l’officine.
■ Documents à AFFICHER ■
■ La convention collective
Contenu : Doivent être affichés l’intitulé de la convention et des accords applicables dans l’entreprise ainsi que l’endroit où ces documents peuvent être consultés. Pas question évidemment de placarder les 60 pages de la convention collective des pharmaciens : un exemplaire à jour doit tout de même être conservé dans l’officine (voir « document à conserver »).
Emplacement : Lieu d’affichage réservé aux communications au personnel.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Les congés payés
Contenu : L’ordre et la date de prise de congés des salariés de l’entreprise doivent être communiqués un mois avant le départ en vacances et affiché dans « les locaux normalement accessibles aux salariés ».
Emplacement : Lieu de travail.
Sanction : Contravention de 1 500 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ L’égalité professionnelle entre hommes et femmes
Contenu : Dans les établissements où « travaillent des femmes », (les articles L. 3221-1 à L. 3221-7 du Code du travail (disponibles sur www.legifrance.gouv.fr) doivent être affichés à une place aisément accessible.
Emplacement : Lieu de travail, dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche.
Sanction : Contravention de 450 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Interdiction de fumer
Contenu : Signaler l’interdiction de fumer par des macarons adaptés. Ils sont disponibles au 0 825 309 310 (Tabac info service, 0,15 €/minute, service ouvert de 8 h à 20 h du lundi au samedi) ou directement sur le site www.tabac.gouv.fr.
Emplacement : Entrée de l’entreprise + Espace clientèle + Lieu de travail + Locaux ou emplacements dans lesquels sont entreposées des matières premières explosives et inflammables.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ La consigne d’incendie
Contenu : La consigne de sécurité incendie indique :
• Le matériel d’extinction et de secours qui se trouve dans le local ou à ses abords ;
• Les personnes chargées de mettre ce matériel en action ;
• Pour chaque local, les personnes chargées de diriger l’évacuation des travailleurs et éventuellement du public ;
• Les mesures spécifiques liées, le cas échéant, à la présence de handicapés ;
• Les moyens d’alerte ;
• Les personnes chargées d’aviser les sapeurs-pompiers dès le début d’un incendie ;
• L’adresse et le numéro d’appel téléphonique du service de secours de premier appel, en caractères apparents ;
• Le devoir, pour toute personne apercevant un début d’incendie, de donner l’alarme et de mettre en oeuvre les moyens de premiers secours, sans attendre l’arrivée des travailleurs spécialement désignés. Ajoutons que la position des extincteurs doit être signalée à leur proximité et que les sorties de secours, si elles existent, doivent être fléchées.
Emplacement : Lieu de travail.
Sanction : 3 750 euros d’amende.
QUI ? Toutes les officines
■ La durée et l’organisation du travail
Contenu : Horaire de début et de fin du travail dans l’officine, ainsi que les horaires et la durée des pauses des employés. Si le temps de travail dans votre officine est aménagé pour des durées supérieures à une semaine et inférieure à un an, l’affichage devra en comporter le détail (horaires + répartition en fonction de chacune des semaines). En cas de changements d’horaires de travail, les modalités devront être placardées sept jours avant leur mise en oeuvre effective. Ne pas oublier d’en envoyer un duplicata à l’Inspection du travail.
Emplacement : Lieu de travail.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Coordonnées diverses
Contenu : Le tableau affiché doit comporter les coordonnées suivantes :
• Médecine du travail.
• Services de secours et d’urgence (pompiers, Samu, Centre antipoisons, hôpital le plus proche).
• Nom, adresse de l’inspecteur du travail compétent, ainsi que l’adresse de l’Inspection.
• Service d’accueil téléphonique de la mission de prévention et de lutte contre la discrimination : 08 1000 5000.
Emplacement : Lieu de travail / Panneau d’information du personnel.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Règlement intérieur
Contenu : L’intégralité du règlement intérieur, quand il en existe un, doit être affiché dans l’officine.
Emplacement : Panneau d’information du personnel, ainsi que lieu d’embauchage.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Les officines de plus de 20 salariés, obligatoirement. Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent aussi disposer d’un mini-règlement ou de notes de service à la portée plus limitée. Les règles d’affichage restent les mêmes.
■ Délégués du personnel
Contenu : Tous les deux ans, les avis affichés doivent présenter les modalités d’organisation des élections des délégués ainsi que la date du premier tour (au plus tard 45 jours après la date de l’affichage) et la liste des candidats.
Emplacement : Panneau d’information du personnel.
Sanction : Un an d’emprisonnement et 2 750 euros d’amende.
QUI ? Toutes les officines
■ Évaluation des risques
Contenu : Localisation du document unique d’évaluation des risques (voir « Document à conserver »).
Emplacement : Au même endroit que le règlement intérieur, si l’officine en possède un, (voir « règlement intérieur») sinon sur le panneau d’information du personnel.
Sanction : Aucune.
QUI ? Toutes les officines
■ Embauche prioritaire
Contenu : La liste des postes disponibles pour les salariés bénéficiant d’une priorité de réembauche d’un an suite à un licenciement économique doit être affichée.
Emplacement : Lieu de travail / Panneau d’information du personnel.
Sanction : Aucune.
QUI ? Toutes les officines
■ Documents à CONSERVER ■Sauf mention contraire, toutes les officines – petites ou grandes – sont tenues de disposer des documents suivants.
■ Document unique relatif à l’évaluation des risques en entreprise
Description : Toutes les entreprises ont l’obligation d’établir ce document pour évaluer tous les aspects susceptibles de causer des dommages corporels, les moyens de les éliminer et, à défaut, les mesures de protection et de prévention à mettre en place. Aucun formulaire-type ni aucune mention obligatoire n’est prévu. Le document unique doit faire l’objet d’une mise à jour annuelle et être actualisé dès lors qu’une décision importante en matière d’hygiène, de sécurité et/ou des conditions de travail est prise. Il doit être rangé dans un lieu accessible.
Contenu : Identification des dangers / Analyse des risques / Actions de prévention. Pour évaluer les risques dans votre officine, allez sur www.inrs.fr.
Sanction : Contravention de 1 500 euros au plus en cas de nonconformité, 3 000 euros en cas de récidive.
■ La convention collective nationale des pharmaciens d’officine
Description/Contenu : La convention collective vient en complément du Code du travail et régit les relations entre salariés et employeurs. La détention d’un exemplaire est obligatoire dans toutes les officines. Attention aux mises à jour : vous devez posséder la dernière version de la convention. Il faut également le signaler par l’affichage d’un avis sur le sujet. Pour vous en procurer un exemplaire, commandez le sur le site www.ladocumentationfrancaise.fr ou, sous réserve de disponibilité, adressez-vous à votre syndicat départemental.
Sanction : 750 euros au plus.
■ Le registre unique du personnel
Description : Tout employeur est tenu de posséder un tel registre. Par contre aucune forme spécifique ne lui est imposée (manuscrit ou informatique). Il concerne tous les salariés, y compris les intérimaires et les stagiaires. Tous doivent y être inscrits de façon indélébile (pas de stylo-plume ou de crayon à papier !) en respectant l’ordre chronologique de leur date d’embauche. Conserver les données cinq ans.
Contenu : Nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Consulter les fiches pratiques sur www.travail-solidarite.gouv.fr
Sanction : Jusqu’à 750 euros par salarié en cas d’absence ou de mentions incomplètes erronées.
■ Registre des accidents du travail bénins : Non obligatoire, le pharmacien doit déclarer à la Cnam l’accident dans les 48 heures ouvrées.
■ Registre des délégués du personnel (entreprise de plus de 11 salariés).
■ Registre du comité d’hygiène, de sécurité et de conditions du travail ou CHSCT (entreprise de plus de 50 salariés).
■ Documents à AFFICHER ■
■ La convention collective
Contenu : Doivent être affichés l’intitulé de la convention et des accords applicables dans l’entreprise ainsi que l’endroit où ces documents peuvent être consultés. Pas question évidemment de placarder les 60 pages de la convention collective des pharmaciens : un exemplaire à jour doit tout de même être conservé dans l’officine (voir « document à conserver »).
Emplacement : Lieu d’affichage réservé aux communications au personnel.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Les congés payés
Contenu : L’ordre et la date de prise de congés des salariés de l’entreprise doivent être communiqués un mois avant le départ en vacances et affiché dans « les locaux normalement accessibles aux salariés ».
Emplacement : Lieu de travail.
Sanction : Contravention de 1 500 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ L’égalité professionnelle entre hommes et femmes
Contenu : Dans les établissements où « travaillent des femmes », (les articles L. 3221-1 à L. 3221-7 du Code du travail (disponibles sur www.legifrance.gouv.fr) doivent être affichés à une place aisément accessible.
Emplacement : Lieu de travail, dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche.
Sanction : Contravention de 450 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Interdiction de fumer
Contenu : Signaler l’interdiction de fumer par des macarons adaptés. Ils sont disponibles au 0 825 309 310 (Tabac info service, 0,15 €/minute, service ouvert de 8 h à 20 h du lundi au samedi) ou directement sur le site www.tabac.gouv.fr.
Emplacement : Entrée de l’entreprise + Espace clientèle + Lieu de travail + Locaux ou emplacements dans lesquels sont entreposées des matières premières explosives et inflammables.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ La consigne d’incendie
Contenu : La consigne de sécurité incendie indique :
• Le matériel d’extinction et de secours qui se trouve dans le local ou à ses abords ;
• Les personnes chargées de mettre ce matériel en action ;
• Pour chaque local, les personnes chargées de diriger l’évacuation des travailleurs et éventuellement du public ;
• Les mesures spécifiques liées, le cas échéant, à la présence de handicapés ;
• Les moyens d’alerte ;
• Les personnes chargées d’aviser les sapeurs-pompiers dès le début d’un incendie ;
• L’adresse et le numéro d’appel téléphonique du service de secours de premier appel, en caractères apparents ;
• Le devoir, pour toute personne apercevant un début d’incendie, de donner l’alarme et de mettre en oeuvre les moyens de premiers secours, sans attendre l’arrivée des travailleurs spécialement désignés. Ajoutons que la position des extincteurs doit être signalée à leur proximité et que les sorties de secours, si elles existent, doivent être fléchées.
Emplacement : Lieu de travail.
Sanction : 3 750 euros d’amende.
QUI ? Toutes les officines
■ La durée et l’organisation du travail
Contenu : Horaire de début et de fin du travail dans l’officine, ainsi que les horaires et la durée des pauses des employés. Si le temps de travail dans votre officine est aménagé pour des durées supérieures à une semaine et inférieure à un an, l’affichage devra en comporter le détail (horaires + répartition en fonction de chacune des semaines). En cas de changements d’horaires de travail, les modalités devront être placardées sept jours avant leur mise en oeuvre effective. Ne pas oublier d’en envoyer un duplicata à l’Inspection du travail.
Emplacement : Lieu de travail.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Coordonnées diverses
Contenu : Le tableau affiché doit comporter les coordonnées suivantes :
• Médecine du travail.
• Services de secours et d’urgence (pompiers, Samu, Centre antipoisons, hôpital le plus proche).
• Nom, adresse de l’inspecteur du travail compétent, ainsi que l’adresse de l’Inspection.
• Service d’accueil téléphonique de la mission de prévention et de lutte contre la discrimination : 08 1000 5000.
Emplacement : Lieu de travail / Panneau d’information du personnel.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Toutes les officines
■ Règlement intérieur
Contenu : L’intégralité du règlement intérieur, quand il en existe un, doit être affiché dans l’officine.
Emplacement : Panneau d’information du personnel, ainsi que lieu d’embauchage.
Sanction : Contravention de 750 euros au plus.
QUI ? Les officines de plus de 20 salariés, obligatoirement. Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent aussi disposer d’un mini-règlement ou de notes de service à la portée plus limitée. Les règles d’affichage restent les mêmes.
■ Délégués du personnel
Contenu : Tous les deux ans, les avis affichés doivent présenter les modalités d’organisation des élections des délégués ainsi que la date du premier tour (au plus tard 45 jours après la date de l’affichage) et la liste des candidats.
Emplacement : Panneau d’information du personnel.
Sanction : Un an d’emprisonnement et 2 750 euros d’amende.
QUI ? Toutes les officines
■ Évaluation des risques
Contenu : Localisation du document unique d’évaluation des risques (voir « Document à conserver »).
Emplacement : Au même endroit que le règlement intérieur, si l’officine en possède un, (voir « règlement intérieur») sinon sur le panneau d’information du personnel.
Sanction : Aucune.
QUI ? Toutes les officines
■ Embauche prioritaire
Contenu : La liste des postes disponibles pour les salariés bénéficiant d’une priorité de réembauche d’un an suite à un licenciement économique doit être affichée.
Emplacement : Lieu de travail / Panneau d’information du personnel.
Sanction : Aucune.
QUI ? Toutes les officines
■ Documents à CONSERVER ■Sauf mention contraire, toutes les officines – petites ou grandes – sont tenues de disposer des documents suivants.
■ Document unique relatif à l’évaluation des risques en entreprise
Description : Toutes les entreprises ont l’obligation d’établir ce document pour évaluer tous les aspects susceptibles de causer des dommages corporels, les moyens de les éliminer et, à défaut, les mesures de protection et de prévention à mettre en place. Aucun formulaire-type ni aucune mention obligatoire n’est prévu. Le document unique doit faire l’objet d’une mise à jour annuelle et être actualisé dès lors qu’une décision importante en matière d’hygiène, de sécurité et/ou des conditions de travail est prise. Il doit être rangé dans un lieu accessible.
Contenu : Identification des dangers / Analyse des risques / Actions de prévention. Pour évaluer les risques dans votre officine, allez sur www.inrs.fr.
Sanction : Contravention de 1 500 euros au plus en cas de nonconformité, 3 000 euros en cas de récidive.
■ La convention collective nationale des pharmaciens d’officine
Description/Contenu : La convention collective vient en complément du Code du travail et régit les relations entre salariés et employeurs. La détention d’un exemplaire est obligatoire dans toutes les officines. Attention aux mises à jour : vous devez posséder la dernière version de la convention. Il faut également le signaler par l’affichage d’un avis sur le sujet. Pour vous en procurer un exemplaire, commandez le sur le site www.ladocumentationfrancaise.fr ou, sous réserve de disponibilité, adressez-vous à votre syndicat départemental.
Sanction : 750 euros au plus.
■ Le registre unique du personnel
Description : Tout employeur est tenu de posséder un tel registre. Par contre aucune forme spécifique ne lui est imposée (manuscrit ou informatique). Il concerne tous les salariés, y compris les intérimaires et les stagiaires. Tous doivent y être inscrits de façon indélébile (pas de stylo-plume ou de crayon à papier !) en respectant l’ordre chronologique de leur date d’embauche. Conserver les données cinq ans.
Contenu : Nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Consulter les fiches pratiques sur www.travail-solidarite.gouv.fr
Sanction : Jusqu’à 750 euros par salarié en cas d’absence ou de mentions incomplètes erronées.
■ Registre des accidents du travail bénins : Non obligatoire, le pharmacien doit déclarer à la Cnam l’accident dans les 48 heures ouvrées.
■ Registre des délégués du personnel (entreprise de plus de 11 salariés).
■ Registre du comité d’hygiène, de sécurité et de conditions du travail ou CHSCT (entreprise de plus de 50 salariés).
13 rue Ballu 75009 Paris